اصول بهبود مستمر و افزایش بهره وری سازمانی با بازمهندسی فرآیند
چرخه فرآیند و بازطراحی فرآیندها
ثبات در دنیای امروز یک توهم است! سازمانهایی که به وضعیت فعلی خود رضایت میدهند و تصور میکنند چون امروز سودآور هستند، فردا نیز برنده بازار خواهند بود، محکوم به شکستاند. رقبا به سرعت در حال رشد، بهینهسازی و استفاده از فناوریهای جدید هستند. تنها راه بقا و پیشتازی در بازار، حرکت بر لبه چرخه «بهبود مستمر و افزایش بهره وری» است. اما بهرهوری چطور ارتقا مییابد؟ با تبدیل کردن بهبود، از یک ایده ذهنی به یک چرخه منظم و سیستماتیک.
چرخه PDCA؛ قلب تپنده مدیریت کیفیت و بهرهوری
در تمام استانداردهای بینالمللی مدیریت،
بهویژه ایزو ۹۰۰۱، ایزو ۱۴۰۰۱ و ایزو ۴۵۰۰۱ یک الگوی چهارمرحلهای و تکرارشونده به نام چرخه PDCA (برنامهریزی، اجرا، بررسی، اقدام) معرفی میشود:
برنامهریزی (Plan): تعیین اهداف، شناسایی فرآیندهای فعلی و تدوین برنامههایی برای ارتقای آنها.
اجرا (Do): پیادهسازی و اجرای برنامهها در سطح سازمان.
بررسی (Check): پایش، اندازهگیری و مانیتورینگ نتایج حاصل از اجرا و مقایسه آنها با اهداف اولیه.
اقدام (Act): انجام اقدامات اصلاحی برای بهبود نتایج و استانداردسازی روندهای جدید.
بسیاری از سازمانها در مرحله بررسی (Check) و اقدام (Act) متوقف میشوند، زیرا دیتای دقیق و ابزار لازم برای تحلیل چگونگی کارکرد فرآیندها را در اختیار ندارند. روی کاغذ برنامهریزی میکنند، اما در عمل چرخدندههای سازمان به همان شیوه سنتی میچرخند.
شناسایی تنگناها؛ گام اول برای جهش بهرهوری
بهرهوری سازمان زمانی افزایش مییابد که «تنگناها» (Bottlenecks) یا همان گلوگاههایی که سرعت کار را میگیرند و منابع را تلف میکنند، شناسایی و حذف شوند. به عنوان مثال، اگر فرآیند صدور فاکتور در سازمان شما کارآمد است، اما پروندهها روزها در صف تایید بخش مالی معطل میمانند، بهرهوری کل زنجیره فروش شما افت خواهد کرد.
برای بازمهندسی این فرآیندها و اجرای واقعی چرخه PDCA، سازمانها به یک موتور محرک دیجیتال نیاز دارند که استانداردهای ایزو را از روی کاغذ به بطن کارهای روزمره بیاورد. پیادهسازی بهبود مستمر با بازمهندسی و سیستمهای هوشمند راشن سرآمد
ما در گروه تخصصی راشن سرآمد، دقیقاً همین خلاء را پر کردهایم. با بازبرنامهنویسی و سفارشیسازی پیشرفته نرمافزار مدیریت فرآیند هوشمند بر اساس چالشها و بوم صنایع ایران، پلتفرمی را آماده کردهایم که فرآیندهای شما را به یک چرخه بهبود مستمر واقعی متصل میکند.
وقتی سیستم BPMS راشن سرآمد را در شرکت خود پیادهسازی میکنید:
برنامهریزی و اجرا خودکار میشود: فرآیندهای بهینهشده مستقیماً در نرمافزار مدلسازی و بدون انحراف توسط پرسنل اجرا میشوند.
بررسی به صورت لحظهای انجام میشود: نرمافزار به صورت خودکار زمان انجام کارها و میزان انحراف از شاخصهای کلیدی (KPI) را میسنجد.
اقدام اصلاحی هوشمند میشود: سیستم با ارائه گزارشهای دقیق آنالیز فرآیند، به شما نشان میدهد که دقیقاً کدام بخش نیاز به بازمهندسی دارد تا بهرهوری سازمان باز هم بالاتر برود.
