راهنمای جامع برآورد هزینه پیادهسازی سیستم مدیریت فرآیند BPMS
هزینه پیاده سازی BPMS چقدر است؟ (راهنمای شفاف بودجهبندی)
یکی از اولین و منطقیترین سؤالاتی که هر مدیرعامل یا مدیر مالی در جلسات تحول دیجیتال میپرسد این است: «دقیقاً چقدر باید بودجه کنار بگذاریم؟» حقیقت این است که در بازار با آشفتگی شدیدی در قیمتگذاری مواجه هستید؛ از نرمافزارهای آماده چند ده میلیون تومانی تا پروژههای سازمانی چند میلیارد تومانی!
چرا اینقدر تفاوت وجود دارد؟ در این مقاله، فاکتورهای پنهان و آشکاری که هزینه پیاده سازی BPMS را تعیین میکنند، به صورت کاملاً شفاف کالبدشکافی میکنیم تا بتوانید هوشمندانهترین تصمیم را برای سازمان خود بگیرید.
۴ فاکتور اصلی که قیمت پروژه BPMS را تعیین میکنند
هزینه نهایی این پروژه ترکیبی از خدمات مهندسی و ابزار دیجیتال است. این هزینهها به ۴ بخش اصلی تقسیم میشوند:
۱. هزینه مشاوره، عارضهیابی و بازمهندسی فرآیندها (مغز متفکر پروژه) پیش از اینکه فرآیندی وارد نرمافزار شود، باید توسط مشاوران خبره راشن سرآمد تحلیل، عارضهیابی و اصلاح شود. دستمزد تیم مشاور بر اساس حجم سازمان، تعداد فرآیندها و میزان پیچیدگی ارتباطات بین واحدها تعیین میشود. نوشتن برنامه نویسی کدها و فرمها بدون اصلاح فرآیند، فقط سرعت کارهای اشتباه شما را بیشتر میکند.
۲. هزینه لایسنس و خرید نرمافزار BPMS مدلهای متعددی در بازار وجود دارد. برخی شرکتها بر اساس تعداد کاربر (User) از شما هزینه میگیرند، برخی به صورت لایسنس نامحدود (Perpetual) و برخی دیگر بر اساس تعداد فرآیندهای مستقر شده. نوع نرمافزار (ایرانی یا خارجی بودن آن) وزن سنگینی در بودجه تحول دیجیتال سازمان دارد.
۳. هزینه زیرساخت، سرور و امنیت دادهها نرمافزار شما به یک بستر امن برای اجرا نیاز دارد. چه بخواهید سرور اختصاصی داخل شرکت (On-Premise) راه بیندازید و چه از سرورهای ابری (Cloud) استفاده کنید، هزینههای سختافزاری، پشتیبانگیری (Backup) و تأمین امنیت شبکه باید در محاسبات مالی شما دیده شود.
۴. هزینه آموزش پرسنل و پشتیبانی فنی یک سیستم عالی اگر توسط کارمندان استفاده نشود، شکست میخورد. بخش مهمی از هزینه مدیریت فرآیندها صرف برگزاری دوره های آموزشی برای پرسنل و راهبران سیستم میشود. همچنین، هزینههای پشتیبانی سالانه برای توسعه فرآیندهای جدید در سالهای بعد را باید در نظر بگیرید.
چرا خرید نرمافزارهای BPMS ارزانقیمت، در بلندمدت گرانتر تمام میشود؟
بسیاری از شرکتها در تلهٔ «سیستمهای آماده و ارزان» میافتند این نرمافزارها معمولاً انعطافپذیری ندارند قابلیت برنامه نویسی ندارد و سازمان شما مجبور است خودش را با نرمافزاری تطبیق دهد که مناسب سازمان نیست، نه برعکس! وقتی کسبوکار شما رشد کند و بخواهید تغییراتی در فرآیندها ایجاد کنید، با بنبست فنی مواجه میشوید. در این حالت، تمام هزینههای اولیهای که پرداخت کردهاید هدر میرود و ناچارید سیستم را مچاله کرده و از اول هزینه کنید.
چطور هزینه و ریسک خرید BPMS را به حداقل برسانیم؟
بهترین راهکار برای شرکتهای هوشمند، استفاده از روش پیادهسازی ماژولار (گامبهگام) است. در این روش، نیازی نیست همان ابتدا هزینه کلانی برای تمام واحدهای شرکت بپردازید. شما میتوانید با یک یا دو فرآیند بحرانی (مثلاً فرآیند فروش یا انبار) کار را شروع کنید، بازگشت سرمایه را به چشم ببینید و سپس سیستم را توسعه دهید.
برآورد دقیق و اختصاصی بودجه با راشن سرآمد:
ما در شرکت راشن سرآمد متعهد به ارائه راهکارهای شفاف و متناسب با واقعیت مالی سازمان شما هستیم. هیچ نسخه واحدی برای همه شرکتها وجود ندارد. برای اینکه بدانید سازمان شما دقیقاً به چه بودجهای نیاز دارد، میتوانید از خدمات مشاوره مدیریت فرآیندهای کسب و کار ما استفاده کنید. کارشناسان ما پس از یک جلسه ارزیابی اولیه، پروپوزال مالی دقیق و ماژولار را برای شما آماده خواهند کرد تا با کمترین ریسک، قیمت نرم افزار BPMS و خدمات مرتبط را برآورد کنید.
