۵ نشانه خطر در شرکت که ثابت میکند به سیستم BPMS نیاز دارید
سیستم BPMS، اتوماسیون فرآیندها
کسبوکارهای در حال رشد، بعد از مدتی دچار یک عارضه طبیعی اما خطرناک میشوند: «بینظمی ساختاری». وقتی تعداد پرسنل و حجم مشتریان بالا میرود، دیگر روشهای قدیمی مثل تماس، پیام در واتساپ یا ثبت در اکسل جوابگو نیست. اگر حس میکنید هرچه بیشتر تلاش میکنید، کنترل کمتری روی اوضاع شرکت دارید، احتمالاً سازمان شما در حال فرستادن سیگنالهای هشدار است. نگاهی به این ۵ نشانه بیندازید؛ وجود حتی دو مورد از آنها یعنی زمان تحول فرا رسیده است.
نشانههای حیاتی که نیاز به اتوماسیون فرآیند را فریاد میزنند
۱. گم شدن، فراموشی یا بایگانی شدن کارها در پیامرسانها آیا تا به حال پیش آمده که یک درخواست خرید مهم، یک فاکتور یا یک پیگیری مشتری به دلیل شلوغی چتها در تلگرام یا واتساپ فراموش شود؟ وقتی کارها سیستماتیک نباشند، مسئولیت تأخیرها مخدوش میشود و کارمندان مدام تقصیر را گردن یکدیگر میاندازند.
۲. برگزاری جلسات طولانی و فرسایشی برای هماهنگی کارهای ساده اگر برای فهمیدن وضعیت یک پروژه، یا حل اختلاف بین واحد تولید و فروش مجبورید مدام جلسه بگذارید، یعنی جریان اطلاعات در سازمان شما قطع است. در یک سازمان فرآیندمحور، دادهها خودبهخود بین واحدها منتقل میشوند و نیازی به جلسات رفع ابهام نیست.
۳. تکرار مداوم خطاهای پرسنل (بهویژه نیروهای جدید) اگر کارمندان جدید خطاهای نیروهای قبلی را تکرار میکنند، ایراد از آنها نیست؛ ایراد از ساختار شماست. نبود یک راهنمای دیجیتال و مشخص برای اجرای درست کارها، باعث میشود هر کس بر اساس سلیقه خودش کار کند.
۴. قفل شدن کارها پشت در اتاق مدیران (تأییدات طولانی) گاهی یک پروژه روزها معطل میماند چون مدیر واحد یا مدیرعامل فرصت نکرده فرم مربوطه را امضا کند. در یک سیستم BPMS استاندارد، تأییدات و امضاها کاملاً دیجیتالی، سریع و حتی از طریق موبایل در چند ثانیه انجام میشود.
۵. نبود آمار واقعی و دقیق از عملکرد واحدهای مختلف آیا در پایان ماه میتوانید دقیقاً بگویید کدام کارمند بیشترین بازدهی را داشته یا چقدر از زمان پرسنل صرف کارهای بیهوده شده است؟ بدون دیتای دقیق، ارزیابیهای شما سلیقهای خواهد بود.
قدم اول برای حل این چالشها چیست؟
راهکار عبور از این بحرانها، پاک کردن صورت مسئله یا جریمه کردن کارمندان نیست؛ بلکه ساختاربندی مجدد جریان کارهاست. ما در راشن سرآمد ابتدا با عارضهیابی و تحلیل فرآیندهای سازمانی گلوگاههای شرکت شما را استخراج کرده و سپس بهترین راهکار را برای سازمان شما پیادهسازی میکنیم.
