روشهای افزایش سرعت فرآیندهای سازمانی
حذف بروکراسی وقت گیر و کاغذبازی طاقت فرسا
سرعت، برگ برنده کسبوکارهای مدرن است. کند بودن فرآیندها در یک سازمان مستقیماً به معنای نارضایتی مشتری، عقب ماندن از رقبا در مناقصات بزرگ و خستگی مفرط پرسنل است. اگر در سازمان شما هم تایید یک مرخصی ساده، صدور یک حواله انبار یا نهایی شدن قرارداد فروش روزها زمان میبرد، سازمان شما به بیماری «بروکراسی فرسایشی» مبتلا شده است.
گلوگاههای زمانی؛ چرا کارهای اداری طول میکشند؟
ریشه اصلی کندی کارهای اداری و کارگاهی در سه عامل خلاصه میشود:
نبود مسیر مشخص برای گردش کار: کارمندان دقیقاً نمیدانند مرحله بعدی یک درخواست کجاست و پروندهها روی میزها سرگردان میمانند.
وابستگی شدید به اشخاص: با مرخصی یا عدم حضور یک مدیر، کل چرخدندههای آن بخش از کار میافتد.
بررسیهای تکراری و موازی: یک مدرک بارها توسط افراد مختلف بررسی میشود، بدون اینکه ارزش افزودهای ایجاد کند.
چابکی به کمک الزامات استانداردهای ایزو ISO
یکی از بندهای حیاتی در سیستمهای مدیریت یکپارچه (IMS) و سیستمهای مدیریت کیفیت، پایش مستمر زمان پاسخگویی و بهبود فرآیندهاست. الزامات ایزو به سازمانها تکلیف میکند که فرآیندهای خود را مستند کرده و مایلستونهای زمانی برای آنها قرار دهند تا مشتریان بالاترین سطح رضایت را تجربه کنند.
خودکارسازی فعالیتها؛ شتابدهنده سازمان با نرمافزار BPMS
برای اینکه الزامات چابکی ایزو از حالت شعار خارج شوند، باید فرآیندها را خودکارسازی کرد. با استفاده از خدمات پیادهسازی BPMS راشن سرآمد، تمام فرآیندهای سنتی تبدیل به فرآیندهای دیجیتال و هوشمند میشوند.
به عنوان مثال، در سیستم مدیریت فرآیند انبار یا فرآیند فروش، به محض اینکه کارشناس درخواستی را ثبت کند، سیستم به طور خودکار نفر بعدی را مطلع کرده و زمان مجاز برای تایید را به او یادآوری میکند. اگر تاییدیه در زمان مقرر انجام نشود، سیستم هشدار را به مدیر بالاتر ارجاع میدهد (Escalation). نتیجه این هوشمندسازی، افزایش تا ۸۰ درصدی سرعت پیشبرد فعالیتها در سازمان است.
سازمان خود را چابک کنید:
حذف کاغذبازی و اتوماسیون فعالیتها، دیگر یک انتخاب نیست، بلکه شرط بقای کسبوکار شما در بازار فرداست. برای مشاهده چگونگی کارکرد سیستمهای مدیریت فرآیند (BPMS) اختصاصی راشن سرآمد، با ما در ارتباط باشید تا نسخه آزمایشی سیستم را در اختیار شما قرار دهیم.
