پایش فرآیندهای سازمانی؛ چگونه یک سازمان خودبهبودشونده بسازیم؟
بهبود مستمر
یکی از بزرگترین کابوسهای هر مدیری این است که زمانی از یک خطای بزرگ، ضرر مالی یا نارضایتی شدید مشتری باخبر شود که کار از کار گذشته است. در مدیریت سنتی، مدیران معمولاً مانند آتشنشانانی هستند که منتظر میمانند تا حریقی رخ دهد و سپس برای خاموش کردن آن هجوم ببرند. اما آیا راهی وجود دارد که بتوان جلوی بروز خطاها را پیش از تبدیل شدن به بحران گرفت؟ پاسخ در تغییر رویکرد از «کنترلهای پسینی و دیرهنگام» به «پایش آنلاین و لحظهای فرآیندها» است.
چالش ممیزیهای سنتی؛ چرا خطاهای سازمان دیر کشف میشوند؟
در تمام سازمانهایی که استانداردهای مدیریتی مانند ایزو ۹۰۰۱ را پیادهسازی کردهاند، مفهومی به نام «ممیزی داخلی» وجود دارد. ممیزی داخلی ابزار فوقالعادهای برای ارزیابی عملکرد و کشف عدم انطباقهاست؛ اما در شکل سنتی و کاغذی خود چند ضعف بزرگ دارد:
دورهای بودن ممیزیها: ممیزیها معمولاً به صورت دورهای (مثلاً سالی یک یا دو بار) انجام میشوند؛ یعنی اگر خطایی در ماه دوم سال رخ دهد، احتمالاً در ماه ششم یا دوازدهم کشف میشود!
مبتنی بر نمونهگیری بودن: ممیزی سنتی نمیتواند تکتک پروندهها را بررسی کند، بلکه چند نمونه را به صورت تصادفی چک میکند و ممکن است خطاهای اصلی از چشم ممیزان پنهان بماند.
ایجاد گارد دفاعی در پرسنل: کارمندان گاهی ممیزی را یک فرآیند مچگیری میدانند و شفافیت لازم را در ارائه گزارشها ندارند.
تبدیل ممیزی سنتی به پایش آنلاین با سیستمهای هوشمند
برای اینکه سازمان شما به یک ساختار پویا و خودبهبودشونده تبدیل شود، پایش فرآیندهای سازمانی باید از یک فعالیت دورهای و کاغذی، به یک فرآیند آنلاین، همیشگی و سیستماتیک تبدیل شود. در این الگو، به جای اینکه منتظر ممیز بمانید، خودِ سیستم به صورت لحظهای خطاها را پایش و پیشگیری میکند.
وقتی یک خطا یا تاخیر در فرآیند رخ میدهد، سیستم فوراً به کارشناس و مدیر مربوطه هشدار میدهد. در واقع، با این روش، ممیزی داخلی ایزو از یک رویداد سالانه به یک فرهنگ سازمانی روزمره و خودکار تبدیل میشود و هر پرسنل، خود به یک ناظر بر کیفیت فرآیند تبدیل میگردد.
پایش سیستماتیک فرآیندها با پلتفرم اختصاصی راشن سرآمد
پیادهسازی این سطح از پایش و نظارت آنلاین بدون داشتن یک ابزار نرمافزاری بومیسازیشده غیرممکن است. ما در راشن سرآمد، نرمافزار BPMS برای صنایع ایران کاستومایز کردهایم و اکنون آمادهایم این نرمافزار اختصاصی را در شرکتها و سازمانها پیادهسازی کنیم.
با بهرهگیری از این ابزار هوشمند، فرآیندهای شما به صورت زنده مانیتور میشوند و مزایای زیر را برای سازمان به ارمغان میآورند:
کشف فوری گلوگاهها: به محض اینکه یک درخواست بیش از زمان استاندارد (مثلاً طبق بندهای تعهدات مشتری در ایزو) معطل بماند، سیستم آلارم میدهد.
شفافیت کامل روندها: مدیر ارشد میتواند در هر لحظه ببیند که هر پرونده یا پروژه دقیقاً روی میز کدام کارشناس است و چقدر پیشرفت داشته است.
جلوگیری از دور زدن قوانین: سیستم اجازه نمیدهد پرسنل مراحل اجباری و کیفی فرآیند را نادیده بگیرند، بنابراین انحراف از استانداردهای ایزو به صفر میرسد.
